Como evitar roubos por funcionários?

Ao passar as compras, o operador de caixa em uma loja de roupas finge registrar as mercadorias mais valiosas e entrega as peças para um cliente-cúmplice. Enquanto isso, em uma rede de autosserviço, um empregado danifica de propósito embalagens de produtos para justificar o descarte e levá-los para casa. Outro estabelecimento, uma concessionária de veículos, perde dinheiro com notas frias trazidas por integrantes da equipe, que recebem reembolsos de gastos inexistentes. Os golpes descritos ocorrem diariamente no país. São casos reais, relatados por consultores de segurança e empresas que preferem manter-se no anonimato. Os furtos e fraudes realizados por funcionários causam um prejuízo anual de R$ 2,2 bilhões ao varejo brasileiro, ou seja, R$ 70 a cada segundo, de acordo com o mais recente relatório do Instituto Provar/FIA (Programa de Administração do Varejo da Fundação Instituto de Administração) e Felisoni Consultores Associados sobre Perdas no Varejo.

A oportunidade, associada à falta de controles, cria um ambiente fértil para roubos internos. A drogaria Araújo, rede com cem lojas em Belo Horizonte e cidades próximas, teria perdido R$ 18 milhões nos últimos quatro anos, se não tivesse implantado um departamento específico para evitar furtos e danos às mercadorias. De acordo com a gerente de Prevenção de Perdas do grupo, Cristiana Araújo, antes do programa alguns produtos mais visados chegavam a faltar no ponto de venda. “Tínhamos uma perda altíssima de lâminas de barbear, que têm um mercado clandestino forte. Era um item tão furtado que o cliente chegava para comprar e não tinha disponível na loja”, conta.

Para inibir os ladrões, a empresa passou a proteger os itens de maior valor agregado com caixas acrílicas e etiquetas eletrônicas. “Cerca de 40% dos furtos nas lojas são praticados por funcionários”, diz Cristiana. Como resultado, houve um aumento de 73% nas vendas de lâminas devido à maior quantidade de unidades disponíveis. “As perdas na rede como um todo caíram pela metade desde 2005, quando implantamos a política de evitar perdas, que inclui treinamento e até participação nos resultados com base em metas de prevenção.”

NÚMEROS DA FRAUDE* | Roubos, notas frias e propinas causam um rombo bilionário

77% das empresas registram prejuízos com fraudes abaixo de R$ 1 milhão por ano R$ 2,2 bilhões são furtados todo ano por funcionários do comércio R$ 428 é o prejuízo médio por ocorrência de furtos internos

As pequenas e médias empresas sofrem mais para controlar a ação de funcionários desonestos, pois costumam ter menor rigidez nas relações profissionais e nos processos. A coordenadora do Grupo de Prevenção a Perdas do Instituto Provar, Patrícia Vance, cita um estudo da entidade norte-americana Association of Certified Fraud Examiners para mostrar a relação direta entre falta de monitoração e quantidade de ocorrências. De acordo com o levantamento, os negócios com menos de cem funcionários registram perda média quatro vezes maior que as grandes companhias. “O dono de um restaurante ou pequeno varejo, por exemplo, tem a tendência de tratar a equipe como uma grande família. E nem cogita desconfiar dos subordinados”, avalia a pesquisadora.

Segundo o diretor de Segurança da Informação da Associação Brasileira de Segurança Orgânica (ABSO), Áureo Miraglia, a prática mostra que pelo menos 5% dos empregados furtariam o lugar no qual trabalham se enxergassem uma oportunidade. “Em geral, a pessoa se torna fraudadora quando vê a possibilidade, percebe uma fraqueza em determinado controle e inventa uma justificativa para o desvio. O funcionário se coloca como vítima e cria uma fantasia na qual o ato ilícito compensa uma injustiça contra ele, como um salário baixo. Também é comum o indivíduo enxergar a ação como um tipo de vingança direcionada ao chefe ou à empresa”, afirma.

FIQUE DE OLHO NOS PRODUTOS MAIS COBIÇADOS | Mercadorias mais furtadas por segmento

Atacado >>> Pilhas, gomas de mascar e azeite Eletroeletrônico >>> Celular, DVD player, DVDs (filmes) e CDs Drogaria >>> Desodorante, analgésico, aparelho e lâmina de barbear Material de Construção >>> Fios e cabos elétricos, válvulas e tintas Vestuário >>> Camisas de futebol, tênis e meias

Fonte: 9ª Pesquisa Perdas no Varejo Brasileiro, do Instituto Provar/Fia *fontes: Instituto Provar/Fia e KPMG

Impunidade estimula crimes internos
Um estudo sobre fraudes no Brasil, realizado pela consultoria KPMG em 2009 com mais de mil empresas, revela um quadro alarmante: 70% das organizações foram fraudadas nos últimos dois anos e 68% não conseguiram recuperar os valores. “Os casos mais comuns são superfaturamento de contas de viagem, reembolso com notas frias, propinas e roubo de equipamentos”, afirma o sócio responsável pela área de Forensic Services da KPMG, José Carlos Simões. O levantamento mostra ainda que 77% das perdas são inferiores a R$ 1 milhão por ano. “Valores relativamente baixos podem levar os empreendimentos, em especial os menores, a fazer vista grossa em lugar de investir em prevenção. No entanto, a impunidade acaba por tornar o problema cada vez maior.”

Pequenas fraudes são comuns na maioria das empresas. Prova disso são os resultados alcançados pelo sistema de pagamento de táxis por celular criado pela Wappa. O produto, destinado ao mercado corporativo, substitui voucher, boleto e reembolso. A transparência do processo – o gestor acompanha em tempo real as transações – gera economia de até 40% nos gastos de clientes. “A solução é uma cultura nova de eficiência e segurança”, afirma o presidente da Wappa, Armindo Freitas Motta Jr.

A tecnologia é uma das principais aliadas na prevenção de fraudes. “Para prevenir o roubo interno, os sistemas como câmeras de TV têm de ficar evidentes, ou seja, a empresa precisa demonstrar controle”, diz Miraglia.

Antes de adotar qualquer tipo de solução, a empresa deve avaliar o prejuízo. “É preciso saber quanto se está perdendo para depois decidir o investimento a ser feito. Não adianta ter um orçamento de prevenção maior que as próprias perdas”, recomenda Patrícia, do Provar/Fia. O passo seguinte é identificar as vulnerabilidades em cada etapa de operação do negócio e, então, implementar os controles. “As câmeras, por exemplo, são equipamentos que devem ter um uso planejado. Um caso de aplicação eficiente acontece nas grandes redes de supermercados, que costumam colocar uma unidade de captação de imagem em cada caixa para detectar eventuais desvios de mercadoria”, afirma Miraglia.

Prevenir é melhor do que remediar, diz a sabedoria popular. Que o digam as empresas que ilustram o início desta reportagem. Para as três, as soluções após os incidentes deixaram o gosto amargo de perdas que não se recuperam: a loja de roupas não conseguiu provar a culpa do operador e acabou por demiti-lo sem justa causa, mas desde então passou a usar câmeras para controlar o caixa; a rede de autosserviço, que só percebeu o desvio de mercadorias quando a quantidade atingiu níveis chamativos, não puniu ninguém, mas implementou rígida fiscalização para impedir funcionários de levar produtos para casa; a concessionária limitou os reembolsos para a equipe de vendas, e ainda estuda uma forma de controlar as notas frias. O final talvez não tenha sido feliz, mas a lição aprendida marcou o início de negócios mais saudáveis – e prevenidos.

MEDIÇÃO
Realizar inventários a cada dois meses, pelo menos, é uma maneira de descobrir eventuais furtos internos. No caso de produtos de alto valor agregado, pode ser necessário um controle diário de estoque e vendas. Coletores portáteis de dados, que leem códigos de barras ou etiquetas eletrônicas, armazenam informações da mercadoria e agilizam esse tipo de levantamento. A pesquisa de Avaliação de Perdas no Varejo do Instituto Provar/Fia mostra que 80% das lojas de vestuário e 58% dos supermercados usam o equipamento

DIAGNÓSTICO
Só depois de avaliar quanto perde comfurtos e fraudes, a empresa pode definir o orçamento de prevenção. O valor não deve ser maior que o prejuízo para compensar o investimento. Faça a análise de toda a operação para detectar vulnerabilidades. “Estoque sem registros, falta de inventário frequente e rotinas manuais são exemplos”, diz Patrícia Vance, do Provar

EQUIPAMENTOS
As tecnologias de segurança mais difundidas são etiquetas eletrônicas ou magnéticas, caixas acrílicas com sensor, circuito fechado de TV(CFTV), alarmes, software de vigilância eletrônica de mercadorias, cofres eletrônicos e sistemas de acesso (fechaduras com senha, catracas digitais). Para o diretor da ABSO, Áureo Miraglia, os aparelhos só devem ser instalados após a definição das vulnerabilidades. “Pequenas empresas têm de saber dosar esse tipo de solução. Não adianta ter câmeras de alta definição e quem controla ter de cuidar do caixa e do atendimento. Um CFTV faz mais sentido em estabelecimentos grandes”, diz

RECURSOS HUMANOS
Os cuidados com a equipe devem começar ainda no recrutamento.“O entrevistador pode avaliar a postura ética de um candidato com perguntas como, por exemplo: ‘O que você faria se testemunhasse um colega de trabalho roubando a empresa?’ ”, diz Miraglia, da ABSO. Treinar os funcionários parece óbvio, mas funciona. Implementar rotinas, que vão desde bloquear o computador na hora do almoço até estabelecer procedimentos no acesso a estoques, diminui as vulnerabilidades. Políticas de benefícios e campanhas também ajudam a envolver a equipe. Um exemplo é a rede de drogarias Araújo, que adotou um sistema de participação nos resultados que leva em conta a redução de perdas.

CONTROLES
Processos e regras podem ser instituídos para vulnerabilidades específicas, como checagem do lixo, área controlada no estoque para produtos de alto valor agregado, sistema eletrônico para pagamento de despesas de funcionários e canal de denúncias. O uso de crachás permite fiscalizar o acesso de desconhecidos. As auditorias ajudam a detectar fraudes financeiras e falhas operacionais

Fonte: revistapegn.globo.com – COMO+EVITAR+ROUBOS+POR+FUNCIONARIOS